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Legislação

Instrução Normativa 003-2012/2017

Publicada em: 18 jul 2012

Ementa: Dispõe sobre os procedimentos de recebimento, armazenagem, distribuição e controle de entradas e saídas de materiais de consumo no Almoxarifado da Administração Direta e dos Fundos de Assistência Social e da Criança e do Adolescente, Secretaria de Saúde e Secretaria de Educação do Município de Itapoá.


Instrução Normativa 003 2012 Almoxarifado
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                                   Instrução Normativa nº 003/2012

 

Dispõe sobre os procedimentos de recebimento, armazenagem, distribuição e controle de entradas e saídas de materiais de consumo no Almoxarifado da Administração Direta e dos Fundos de Assistência Social e da Criança e do Adolescente, Secretaria de Saúde e Secretaria de Educação do Município de Itapoá.

 

A Controladoria interna, no uso de suas atribuições legais conferidas pela Lei Complementar Municipal nº 008/04 de 31 de março de 2004 e Lei Complementar Municipal nº 009/2005 de 19 de agosto de 2005.

 

                                               CAPÍTULO I

                                   DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

 

            Art. 1º Esta Instrução Normativa visa efetivar os procedimentos de controle de estoque, guarda, conservação e fornecimento de materiais de consumo, do Almoxarifado da Administração Direta e dos Fundos de Assistência Social e da Criança e do Adolescente, Secretaria de Saúde e Secretaria de Educação do Município de Itapoá.

 

            Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa considera se:

 

I. Almoxarifado – é o local onde são armazenados os materiais de consumo utilizados pelo Município de Itapoá, antes de serem distribuídos às Unidades Gestoras, citadas no Art. 1º, mediante requisição específica;

 

II. Materiais de consumo – àqueles que, em razão de seu uso corrente, perdem normalmente sua identidade física ou tem sua utilização limitada em dois anos, tais como, alimentos não perecíveis, materiais de higiene, limpeza e expediente, observada a Portaria nº 448, 13 de setembro de 2002 do Ministério da Fazenda Secretaria do Tesouro Nacional;

 

III. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação;

 

IV. Aceitação – é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz as especificações contratadas;

 

V. Armazenagem – compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das Unidades Gestoras citadas no Art.1º;

 

VI. Localização – consiste em facilitar a perfeita localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado;

 

VII. Conservação e Preservação – consiste em manter os materiais arrumados em suas embalagens originais e preservados de desgastes;

 

VIII. Distribuição – é o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições ao usuário, quando for necessário ou requisitado;

IX. Inventário – consiste em efetuar o levantamento ou contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontação com os estoques anotados nas fichas de controle e/ou no sistema de informática, sendo realizado, no mínimo, uma vez por trimestre;

 

X. Materiais em desuso  - o estocado há mais de um ano, sem qualquer movimentação e todo aquele que, em estoque ou em serviço, independente da sua natureza, não tenha mais utilidade para o órgão gestor.

 

                                               CAPÍTULO II

                                   DO ALMOXARIFADO

 

 

            Art. 3º O Almoxarifado é o espaço físico utilizado pelas Secretarias e Fundos Municipais,  para armazenagem do material de consumo para uso Unidades Gestoras citadas no Art. 1º.

 

            Art. 4º O almoxarifado deverá estar em local limpo, seguro, de fácil acesso e arejado, que garanta a conservação dos materiais, bem como, deverá ser organizado de tal forma que haja a maximização do espaço, a garantia de segurança para os materiais estocados e a fácil circulação interna.

 

            Art. 5º Os materiais de consumo serão controlados por servidores responsáveis por sua guarda e administração, através de fichas de controle e/ou sistema informatizado.

 

            Art. 6º A coordenação e administração das atividades e responsabilidade pela execução das rotinas e dos procedimentos pelos Secretários, Diretores das Secretarias citadas no Art. 1º.

 

            Art. 7º A execução das rotinas e dos procedimentos dar-se-á de forma a:

 

I – manter o controle do almoxarifado em fichas de controle e/ou a gestão do sistema informatizado de controle de material, assegurando as ações necessárias à sua operacionalização e aperfeiçoamento;

 

II – manter as instalações apropriadas para a segurança, conservação, armazenamento e movimentação de materiais;

 

III – classificar e cadastrar os materiais de consumo no sistema de informática e/ou em fichas de controle;

 

IV – estabelecer o fluxo de recepção, armazenamento e retirada dos materiais;

 

V – supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de fornecimento das Unidades Gestoras citadas no Art.1º, em função do consumo médio apurado, como suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a consequente ruptura de estoque;

 

VI - requisitar ás Secretarias, Compras e Licitações os materiais em falta, quando atingirem os estoques mínimos, mantendo de forma atualizada, a quantidade e a periodicidade dos materiais de consumo;

 

VII – manter o sistema de requisição interna para retirada de materiais, de modo a permitir facilidade de acesso e agilidade na entrega do mesmo;

 

VIII – conferir os preços, especificações, quantidade, cálculos, somas, notas fiscais e situação física de todos os materiais no ato do recebimento, mediante Nota Fiscal e Nota de Empenho;

 

IX – devolver a mercadoria que não estiver de acordo com as especificações determinadas no documento fiscal, procedendo à notificação da empresa, conforme Anexo I, para regularização da situação, com imediata comunicação do ocorrido à Diretoria de Contratos, Compras e Licitações;

 

X – proceder à baixa de materiais de consumo em desuso;

 

XI – disponibilizar relatório atualizado da movimentação de entrada e saída dos itens em almoxarifado;

 

XII – informar a autoridade da ocorrência de desfalque ou desvio de materiais, bem como da prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico que resulte dano ao erário, para que seja instaurada a Tomada de Contas Especial nos termos das normas do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina;

 

XIII solicitar o pronunciamento dos órgãos técnicos, no caso de aquisição de materiais de consumo especializado, sempre que for necessário, bem como utilizar o catálogo de especificações técnicas em conjunto com a Diretoria de Contratos, Compras e Licitações, contribuindo para a sua atualização periódica;

 

XIV- promover estudos visando a padronização de materiais e a substituição dos mesmos por outros de uso mais econômico;

 

XV – encaminhar as notas entregues pelo fornecedor, juntamente com as declarações de recebimento e aceitação do material, para a Diretoria de Contabilidade, que efetuará a liquidação da despesa;

 

XVI receber as solicitações de fornecimento de materiais emitidas pelas Unidades Gestoras citadas no Art. 1º e, após registro, efetuar a entrega;

 

XVII – atender com agilidade e presteza as demandas solicitadas de materiais;

 

XVIII – acompanhar os prazos de entrega dos materiais a receber, comunicando à Diretoria de Contratos, Compras e Licitações os eventuais atrasos ou descumprimento da entrega, registrando o desempenho dos fornecedores, especialmente quanto ao prazo de entrega e à qualidade do bem fornecido ;

 

XIX – responsabiliza-se por meios seguros de transporte para a entrega dos materiais;

 

XX – acompanhar, periodicamente, o prazo de validade dos materiais, promovendo assim, a substituição dos mesmos quando for necessário e possível;

 

XXI – participar, sempre que possível, de cursos de capacitação, para aperfeiçoamento de suas atividades.

 

                                               CAPÍTULO III

                                   DOS PROCEDIMENTOS

 

            Art. 9º Constituem atividades básicas do Almoxarifado:

 

I – o recebimento e a aceitação (aceite);

 

II – o armazenamento;

 

III – a localização;

 

IV – a conservação e a preservação;

 

V – a distribuição;

 

VI – o inventário.

 

                                               CAPÍTULO IV

            DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DE MATERIAL

 

            Art. 10 O recebimento de material em virtude de compra se divide em provisório e definitivo.

 

§ 1º O recebimento provisório ocorre no momento da entrega do material e não constitui sua

aceitação.

 

§ 2º O recebimento definitivo se dá com a aceitação do material, que pressupõe a conformidade do material com as especificações descritas no processo de compra.

 

            Art. 11 Todo e qualquer material de consumo adquirido pelo Município de Itapoá, deverá ser conferido no que diz respeito a preços, quantidades, especificações e qualidade no ato do recebimento.

 

            Art.12 O recebimento de materiais de consumo pelo Almoxarifado será formalmente efetuado, de acordo com os seguintes procedimentos:

 

I – efetuar a conferência dos itens dos materiais de consumo, bem como sua qualidade, especificações técnicas, quantidade e a integridade física e funcional, realizando os testes, quando necessário;

 

II – verificar se a Nota Fiscal das mercadorias está de acordo com as especificações do material adquirido e com Nota de Empenho, bem como, dentro do prazo de validade para emissão.

 

            § 1º No caso de compra realizada por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação, no ato do recebimento do material, o responsável deverá confrontar a Nota Fiscal com o orçamento do proponente vencedor ou do fornecedor exclusivo.

 

            § 2º No caso de doação deverão ser observados os princípios legais e legislação municipal vigente.

 

            Art. 13 Atendidas as exigências, os materiais serão estocados no Almoxarifado e, será declarado, na Nota Fiscal, a aceitação e recebimento dos mesmos, utilizando carimbo específico. (Anexo II)

 

            § Único A nota, com o carimbo de recebimento e aceite, deverá ser encaminhada à  Contabilidade para efetuar a liquidação da despesa.

 

            Art. 14 Os materiais deverão ser registrados no sistema de informática e/ou em fichas de controle, descrevendo o número da Nota Fiscal, valor unitário, quantidade total e descrição dos materiais adquiridos.

 

            Art. 15 O registro de materiais em estoque, deverá ser processado no sistema e/ou em fichas de controle, contendo dados como:

 

I – data de entrada e saída dos mesmos;

 

II – especificação do material com objeto resumido;

 

III – quantidade e custos;

 

VI – nome do fornecedor;

 

V – documento comprobatório, com o número, série, subsérie, data de emissão e valor.

 

            Art. 16 Nenhum material será liberado para as unidades sem o recebimento definitivo e os devidos registros nos sistemas competentes.

 

            Art. 17 No caso do material não cumprir as especificações determinadas ou ainda apresentar falhas, imperfeições ou defeitos, o mesmo não será aceito no Almoxarifado, sendo imediatamente efetuada a devolução ao fornecedor, procedendo à notificação da empresa e demais providências cabíveis (Anexo II).

 

            § 1º O recebimento de qualquer material de consumo que esteja em divergência com as especificações ou quantidades diversas do documento fiscal, enseja na responsabilidade civil, penal e administrativa do servidor, conforme disciplina o Regime Jurídico Único dos Servidores (Lei nº 076/01), Lei de Improbidade Administrativa  (Lei nº 8429/92) e demais legislações pertinentes.

 

            § 2º Qualquer discrepância existente entre o material recebido e a Nota de Empenho, deverão ser solicitadas instruções à Secretaria de Administração, Compras, Contratos e Licitações.

 

                                               CAPÍTULO IV

                                   DO ARMAZENAMENTO

 

            Art. 18 O armazenamento dos materiais de consumo adquiridos e recebidos será realizado conforme os seguintes critérios:

 

I – dispor, segundo frequência de solicitação, de modo a permitir facilidade de acesso e economia de tempo e esforço;

 

II – armazenar os materiais pesados e volumosos, evitando riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação, mantendo livres os acessos às portas e áreas de circulação;

 

III – estocar os materiais ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados e identificados para facilitar o funcionamento operacional, observando a altura, forma, peso e movimentos, sem que tenha contato direto com o piso, para facilitar o funcionamento operacional e a contagem física;

 

IV – conservar os materiais nas embalagens originais, sempre que possível;

 

V – observar as recomendações do fabricante;

 

VI – proceder, para fim de suprimento, à abertura de apenas uma embalagem de determinado material, devendo ficar selados até necessária utilização;

 

VII – organizar os materiais, de modo que os novos que forem chegando, sejam colocados atrás dos materiais já existentes, armazenados a mais tempo;

 

VIII – distribuir primeiro os materiais que estão com o prazo de validade próximo a vencer e os estocados há mais tempo;

 

IX – armazenar os materiais de pequeno volume e alto valor em armários trancados;

 

X – garantir a qualidade do produto estocado em condições ambientais para este fim.

 

Art. 19 Quanto à localização dos materiais adquiridos e recebidos, dever-se-á proceder da seguinte forma:

 

I – estocar observando a natureza e características dos materiais de consumo;

 

II – utilizar os critérios previamente estabelecidos, visando à identificação do posicionamento físico dos materiais em unidade de estocagem.

 

                                               CAPÍTULO VI

                        DA CONSERVAÇÃO E A PRESERVAÇÃO

 

            Art. 20 Quanto à conservação e preservação dos materiais dever-se-á proceder da seguinte forma:

 

I – manter o almoxarifado organizado e limpo;

 

II – inspecionar, periodicamente, todos os materiais sujeitos a corrosão e deterioração, protegendo os contra efeitos do tempo, luz e calor;

 

III – fazer revisão periódica nas instalações e equipamentos de segurança.

 

                                               CAPÍTULO VII

                                       DA DISTRIBUIÇÃO

 

            Art. 21 Toda retirada de material do Almoxarifado deverá ser feita através de requisição de materiais, identificando a Unidade Gestora e a descrição do material solicitado.

 

            Art. 22 O registro de entrada e saída de materiais deverá ser feito no mesmo dia em que ocorreu a operação, ou no máximo, no dia seguinte.

 

            Art. 23 A distribuição dos materiais deverá ser efetuada da seguinte forma:

 

I – a partir da solicitação de material para o atendimento aos setores, excetuam do se os setores caracterizados de urgência, que deverão ter o atendimento imediato;

 

II – obedecendo sempre a estocagem e data de validade mais antiga, no atendimento das requisições de materiais.

 

            Art. 24 A distribuição será semanal e definida pela ordem de chegada das requisições das Unidades Gestoras citadas no Art. 1º, sendo realizada o mais breve possível, com o prazo máximo de entrega de 48 horas, contados do recebimento da requisição, salvo os casos excepcionais que deverão ser atendidos no mesmo momento.

 

            Art. 25 Manter em arquivo o comprovante de entrega do material às Unidades requisitantes.

 

                                               CAPÍTULO VIII

                                            DO INVENTÁRIO

 

            Art. 26 Quando do inventário dos materiais adquiridos e recebidos, dever-se-á efetuar, no mínimo uma vez por trimestre, a conferência periódica das quantidades e estado dos materiais estocados, bem como a correção de deficiência de controle nas operações de suprimentos de materiais.

 

            Art. 27 A conferência do estoque físico deverá ser realizada, no mínimo, uma vez por trimestre e o resultado deverá ser encaminhado à Secretaria de Administração e Finanças para as devidas providências, com cópia para a Coordenadoria Interna.

 

            § Único Este procedimento não deve alterar o planejamento do Departamento de Auditoria.

 

                                                CAPÍTULO X

                                   DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

            Art. 28 Não será permitido o acesso de nenhuma pessoa estranha ao Almoxarifado, salvo se estiver acompanhado por pessoa autorizada.

 

            § Único O Almoxarifado deverá ser utilizado única e exclusivamente para o armazenamento de material de consumo, conforme especificado nesta Instrução Normativa.

 

            Art. 29 Nenhum material pode ser entregue sem a respectiva requisição de materiais, sob pena de responsabilidade.

 

            Art. 30 Nenhum material poderá ser recebido se não estiver de acordo com a Nota Fiscal, bem com, com a Nota de Empenho.

 

            Art. 31 Nenhum material pode entrar ou sair do Almoxarifado sem o registro no sistema de informática e/ou fichas de controle.

 

            Art. 32 Todo servidor poderá ser responsabilizado por desaparecimento do material que lhe for confiado, bem como por qualquer dano que venha a causar no mesmo, com direito à ampla defesa em processo administrativo.

 

            Art. 33 A presente Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

 

 

                                   Itapoá, 04 de junho de 2012.

 

 

 

                                   NEIDE TEREZINHA BECHER LUPATELLI

                                                               CONTROLADORA INTERNA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           ANEXO I

 

 

 

Itapoá, ......de......................de....................

 

 

 

A

(nome da empresa)

 

 

                        NOTIFICAÇÃO IRREGULARIDADADE ENTREGA MERCADORIA

 

 

                        Fica essa empresa notificada, que no ato do recebimento das mercadorias decorrentes do empenho........., e que foram acobertadas pela Nota Fiscal............, foi constatado divergências conforme segue:

 

( ) Falta de mercadoria;

( ) Mercadoria em desacordo com o pedido;

( ) Mercadorias com avarias;

( ) Outros (especificar)......................................................................................................

 

( ) Dessa forma, firmamos o aceite parcial; e estamos devolvendo as seguintes

mercadorias:........................................................................................................................

 

( ) Dessa forma, estamos fazendo a devolução total das mercadorias, não sendo dado o

aceite;

 

 

 

 

 

                                               Assinatura do Servidor

 

 

 

                        Assinatura da Empresa (representante/transportadora)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                           ANEXO II

 

 

 

 

 

 

            Certifico que os produtos constantes deste documento foram recebidos/aceitos e                                    estão em conformidade com as especificações nele consignadas.

                       

            Em........./............../...............

                       

            ..........................................................................................

            Assinatura

                       

            Nome:...............................................................................

 

 

 

 

                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DECRETO MUNICIPAL NO 1597/2012

Data: 18 de julho de 2012

 

 

APROVA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03/2012 – CONTROLADORIA INTERNA.

 

 

MÁRIO ELÓI TAVARES, Prefeito Municipal de Itapoá (SC), no uso de suas atribuições legais em conformidade com Lei Complementar Municipal nº 009/2005 e a CI/011/12 da Controladoria Interna; 

 

 

DECRETA

 

 

 

Art. 1º Fica aprovada a Instrução Normativa nº 003/2012, que dispõe sobre os procedimentos de recebimento, armazenagem, distribuição e controle de entradas e saídas de materiais de consumo no Almoxarifado da Administração Direta e dos Fundos de Assistência Social e da Criança e do Adolescente, Secretaria de Saúde e Secretaria de Educação do Município de Itapoá, que faz parte deste Decreto.

Art. 2ºCaberá a unidade responsável a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.

Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação

 

Itapoá/SC, 18 de julho de 2012.

 

 

 

 

 

  MÁRIO ELÓI TAVARES

                                                      Prefeito Municipal


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